Rozpoczynając prowadzenie własnej działalności gospodarczej przedsiębiorcy często nie wiedzą o obowiązkach z tym związanych. Jednym z nich jest prowadzenie ksiąg rachunkowych, które są jednym z filarów poprawnego funkcjonowania firmy. Warto zatem zapoznać się z podstawowymi zasadami, dzięki czemu zachowamy pewność, że kwestie finansowe przedsiębiorstwa są uregulowane.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych to nie lada problem, nawet dla doświadczonych przedsiębiorców. W przypadku większych spółek sprawami finansowymi zajmuje się dział księgowości, który dba o to, aby firma działała zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem. Jednak warto wiedzieć na czym polega obsługa ksiąg rachunkowych i poszukać innych rozwiązań związanych z obsługą księgową. W jaki sposób prowadzić wzorową księgę rachunkową i kto powinien się tym zająć?
Co to są księgi rachunkowe?
Księgi rachunkowe to krótko ujmując wszystkie dane finansowe naszej firmy. Jako zbiór wszystkich obrotów przedsiębiorstwa, a jednocześnie księga aktualnego stanu majątkowego firmy, jest jednym z najważniejszych dokumentów, do którego prowadzenia jest zobowiązany każdy przedsiębiorca. Księga rachunkowa powinna być prowadzona w sposób systematyczny i chronologiczny, a jednocześnie nie może zawierać nieprawdziwych informacji. Dlatego też wielu właścicieli firm powierza ich prowadzenie jedynie doświadczonej księgowej lub profesjonalnemu biuru rachunkowego.
Zasady prowadzenia ewidencji firmowej są jasno określone w prawie rachunkowym.
Kto musi prowadzić księgi rachunkowe?
Z prowadzenia ksiąg rachunkowych są zwolnione jedynie przedsiębiorstwa małe, najczęściej jednoosobowe. Sytuacja zmienia się już w przypadku m.in.:
- spółek handlowych (zarówno osobowych, jak i kapitałowych),
- spółek cywilnych, jawnych oraz partnerskich. Księgi rachunkowe muszą prowadzić również
- jednostki funkcjonujące w obrębie prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, zajmujące się funduszami ubezpieczeniowymi, inwestycyjnymi oraz emerytalnymi,
- samorządy oraz firmy prowadzone z dotacji,
- obcokrajowcy rozpoczynający działalność na terenie Polski, a także przedstawiciele zagranicznych oddziałów firm.
Zasady i wymogi prowadzenia ksiąg rachunkowych
Jedną z podstawowych zasad prowadzenia księgi rachunkowej jest rzetelność jej zapisu oraz poprawność wszystkich umieszczanych danych. Dlatego też stworzono zasadę, która zmusza przedsiębiorców do tego, aby była prowadzona regularnie i chronologicznie, co przełoży się na jakość informacji. Najlepiej jeśli księga zawiera nie tylko dokładnie udokumentowane wszystkie operacje i działania podejmowane przez firmę, ale również jest podzielona na poszczególne okresy. Dzięki temu księga ma charakter czytelny i łatwo jest sprawdzić zawarte w niej informacje.
Bieżące notowanie wszystkich transakcji pozwoli na uniknięcie wszelkiego rodzaju błędów i nieścisłości, a co się z tym wiąże – kar finansowych za złamanie prawa rachunkowego. Z racji tych wszystkich obaw, wielu właścicieli firm powierza prowadzenie księgi profesjonalnej firmie rachunkowej.
Wzorowa księga rachunkowa – jak ją stworzyć?
Każda księga rachunkowa powinna składać się z kilku części jak przedstawione poniżej.
- prowadzenie dziennika, gdzie zapisywane są chronologicznie wszystkie transakcje,
- księga główna również z danymi z dziennika,
- księgi pomocnicze, gdzie notowane są wszelkie zapisy kont firmy,
- zestawienie obrotów i sald księgi głównej,
- sald ksiąg pomocniczych,
- aktywa i pasywa transakcji przeprowadzonych w danym roku podatkowym.
Pomoc profesjonalnego biura rachunkowego w prowadzeniu ksiąg rachunkowych
Samodzielne prowadzenie pełnej księgowości firmy, do której zalicza się właśnie księgi rachunkowe jest trudne – bez względu na to czy jesteśmy doświadczonymi przedsiębiorcami, czy dopiero zaczynamy wchodzić na rynek. Dlatego warto skorzystać z usług księgowych dla firm i zminimalizować ryzyko wystąpienia błędów skutkujących karami finansowymi. W ten sposób zyskujemy pewność, że księgi rachunkowe rzeczywiście będą prowadzone w sposób chronologiczny i rzetelny, a zawarte w nich informacje będą pokrywać się z rzeczywistością.
Jednocześnie zlecenie obsługi pełnej księgowości profesjonalistom to spora oszczędność zarówno czasu, jak i kosztów. Płacimy jedynie za wykonaną usługę księgową, nie ponosząc kosztów zatrudnienia pracownika. Wielu przedsiębiorców zapomina również o tym, że obsługę księgowości można dodać do rozchodów firmy.
