Norma ISO 9001 to jedna z najpopularniejszych norm certyfikowana przez zewnętrzne organizacje. To standard międzynarodowy i uznawany na całym świecie. Ma na celu określenie wymagań dla systemu zarządzania jakością w taki sposób, aby organizacja, która ją wdrożyła mogła wykazać zdolność do ciągłego dostarczania wyrobów zgodnych z wymaganiami zarówno klientów, jak i prawa. Jest również uniwersalna co oznacza, że może być wprowadzona w różnej wielkości przedsiębiorstwach oferujących produkty, a także usługi.
Audyt i pierwsze szkolenia
Jeśli dana firma zdecyduje się na wprowadzenie normy musi przejść przez określoną procedurę oraz dostosować swój dotychczasowy sposób działania do standardów określonych w normie.
Pierwszym etapem jest przeprowadzenie audytu wstępnego ISO 9001. Obejmuje on działania firmy, a także wszelkie dokumenty wewnętrzne, które mogą mieć związane z daną normą. Ma on na celu ustalenie, jakie zmiany w procedurach oraz dokumentacji są konieczne, aby przedsiębiorstwo mogło uzyskać certyfikację.
Jeśli braki zostały wykryte można rozdzielić zadania prowadzące do ich zniwelowania pomiędzy pracowników. Następnie w firmie starającej się o ISO 9001 należy przeprowadzić szkolenie uświadamiające całą zatrudnioną kadrę, jakie wymagania wiążą się z normą ISO 9001 i w jaki sposób będzie ona wdrożona w ich firmie.
Osoba lub zespół odpowiedzialny za wdrażanie ISO 9001 powinna w dalszej kolejności zidentyfikować wszystkie procesy dotyczące jakości, jakie występują w przedsiębiorstwie.
Należy przyjrzeć się, jak wyglądają w rzeczywistości, jakie regulacje i dokumenty je opisują, a także czy istnieje system nadzoru nad tymi procesami. Powiązane jest to również z określeniem wszelkich dodatkowych działań i procesów, jakie powinny wiązać się z zapewnieniem najwyższej jakości oferowanych usług czy produktów takich, jak szkolenia zapewniające ciągłe doskonalenie oraz audyty wewnętrzne. Kolejnym krokiem jest przyjrzenie się schematowi organizacyjnemu. Jeśli zachodzi taka potrzeba, należy wprowadzić odpowiednie zmiany tak, aby system zarządzania jakością był efektowny i skuteczny, a odpowiedzialność była jasno określona.
Może to się wiązać z zmianą zakresu obowiązków niektórych pracowników bądź dodatkowymi rolami dla nich. Norma ISO 9001 wymaga bowiem ustanowienia Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania oraz powołania audytorów wewnętrznych. Pod lupę powinny być wzięte również polityka i cele jakości zarówno w odniesieniu do podmiotów współpracujących z firmą na zewnątrz, do klientów, a także do tego, jak firma realizuje cele jakościowe wewnętrznie.
Stworzenie nowych procedur i dokumentów
Gdy wszystkie informacje są zebrane zewnętrzna firma lub wyznaczeni pracownicy muszą opracować dokumenty systemowe opisujące procesy związane z jakością, niezbędne instrukcje, wzory dokumentów oraz system nadzoru tych działań. Powstaje też księga jakości zawierająca opisy systemu jakości wraz z wszystkimi procesami oraz tego, jak łączą się one z normą ISO 9001. Na podstawie tych dokumentów przeprowadza się szkolenie pracowników, których zakres zadań wiążę się z systemem zarządzania jakością ISO 9001. Warto w tym celu wykorzystać program ins2outs, który pozwala na sprawne zarządzanie każdym etapem procesu certyfikowania.
Kolejny audyt wewnętrzny oraz audyt certyfikujący
Następny etap to ponowne przeprowadzenie audytu wewnętrznego mającego za zadanie sprawdzić czy nowe procedury realizują cele normy ISO 9001. Jeśli w trakcie audytu wskazane zostaną nieprawidłowości lub obszary mało efektywne należy podjąć działania korygujące, poprawić dokumenty oraz procedury, a także zastanowić się nad przyczynami problemów. Po wprowadzeniu potrzebnych zmian można przystąpić do bardziej ogólnego przeglądu systemu zarządzania jakością ISO 9001 na poziomie strategii firmy, możliwości doskonalenia czy zadowolenia klientów. Ostatecznym sprawdzianem jest audyt certyfikujący zgodność z wymaganiami ISO 9001. Jeśli jego wynik jest pozytywny przedsiębiorstwo otrzymuje odpowiedni certyfikat potwierdzający spełnienie normy ISO 9001.
Poszczególne etapy wdrażania normy ISO 9001, ich zakres oraz stopień skomplikowania różnią się w zależności od wielkości przedsiębiorstwa i złożoności zachodzących w nim procesów. W przypadku mniejszych firm niektóre z nich mogą odbywać się równolegle. Natomiast niewątpliwie dla wszystkich organizacji spełnienie wymogów normy ISO 9001 jest wzmocnieniem pozycji w stosunku do konkurencji i silnym sygnałem w stosunku do klientów czy potencjalnych partnerów o tym, jak istotne jest zapewnienie jakości oferowanych produktów czy usług.