Systemowe podejście do zarządzania jakością w firmie stanowi dziś złoty standard panowania nad kwestiami związanymi z gwarantowaniem najwyższego bezpieczeństwa i jakości różnego rodzaju produktów i usług na przestrzeni całego globalnego rynku.
Standardy ISO wprowadzane do obiegu w celu gwarantowania prawidłowego funkcjonowania firm w różnych aspektach ich działalności uznawane są za narzędzie, dzięki któremu firmy są w stanie konkurować ze sobą bez działania na szkodę konsumentów, dążąc do zrównoważonego rozwoju i zysków nie poprzez ryzykowne zagrania i praktyki, a faktyczne przywiązanie do kwestii jakości i najwyższych standardów. ISO 9001:2015 to jedna z najbardziej podstawowych i uniwersalnych tego typu norm międzynarodowych, określająca najlepsze praktyki dotyczące systemów zarządzania jakością możliwe do zastosowania w każdej organizacji i branży. Jak wpływa na działania firm i jak zmieniła się po ostatniej aktualizacji w 2015 roku?
ISO 9001: 2015 – założenia i wymagania nowej normy
Norma ISO 9001 określa ramowe, uniwersalne niezależnie od branży i rozmiaru organizacji wymagania dla systemów zarządzania jakością. Jej założenia nie wskazują na konkretne działania, które należy wprowadzić w celu poprawy jakości funkcjonowania firmy, ani też te, których należy unikać, a jedynie wskazuje na wysokie standardy i najlepsze praktyki, do jakich warto się dostosować w celu uzyskania najwyższego możliwego poziomu zarządzania jakością w firmie. Norma zmieniała się na przestrzeni lat, dopasowując się do zmieniającej się nieustannie dynamiki rynku, nowych technologii i schematów działania firm czy wreszcie praw obowiązujących w poszczególnych państwach i narzucających konkretne wymagania odnośnie zarządzania jakością. Certyfikacja ISO 9001 ma umożliwić firmom spełnianie wszystkich prawnych wymagań i wykraczanie zakresem działań na rzecz jakości poza minimum określane przez prawo.
Wprowadzony w 2015 roku zakres zmian do ISO 9001 umożliwił przede wszystkim zaostrzenie poszczególnych wytycznych dla systemów zarządzania jakością, jednocześnie ujednolicając i poszerzając zakres wymagań normy o nowe, sprawdzone praktyki działania zgodnie w kierunku zrównoważonego rozwoju w obrębie różnorodnych gałęzi przemysłu. Kluczowym elementem nowej ISO 9001:2015 stało się umiejętne rozpoznawanie ryzyka i szans w odniesieniu do działalności organizacji oraz jej procesów – norma zakłada, że sukces i ciągły rozwój możliwe są wyłącznie dzięki minimalizacji ryzyka porażki i uważnej obserwacji zagrożeń w celu ich eliminacji. ISO 9001:2015 mówi też o tym, że organizacja nie może rozwijać się nie w pełni bez uwzględnienia interesów różnych stron bezpośrednio związanych z jej działalnością, a więc jej pracowników, klientów, dostawców, właścicieli, czy udziałowców. Wprowadzony w ten sposób kontekst organizacji to zdecydowanie jedna z ważniejszych zmian w obrębie całej normy – to dzięki niej firmy muszą rozpatrywać dziś znacznie więcej obszarów możliwego wystąpienia zagrożeń i poprawiać swoje działania tam, gdzie dotąd możliwe były różnego rodzaju zaniedbania.
Norma ISO 9001:2015 kładzie jeszcze większy niż poprzednio nacisk na cele firmy, ich wyznaczanie i monitorowanie oraz zarządzanie wprowadzanymi zmianami. Norma koncentruje się na roli zarządu i przywództwa firmy, określając jako kluczową ich rolę w skutecznym zarządzaniu ryzykiem, stawiając jednocześnie na doskonalenie komunikacji pomiędzy różnymi stronami w obrębie firmy. ISO 9001:2015 skupia się też bardziej niż kiedykolwiek na kwestii efektywnego zarządzania zagrożeniami, ich identyfikacji i eliminacji w procesie ciągłego doskonalenia zgodnego z założeniami cyklu Deminga.[1]
Norma ISO 9001:2015 – dlaczego warto się do niej stosować?
Nowa norma ISO 9001:2015 wprowadziła do systemów zarządzania jakością wiele zmian, choć ci którzy już wcześniej certyfikowali do ISO 9001 nie powinni mieć większych problemów z aktualizacją swoich systemów zarządzania do wymagań nowej normy. Wprowadzone zmiany zapoczątkowały też falę zupełnie nowych firm chcących uzyskać certyfikat ISO 9001:2015, przez co warto zastanowić się co tak naprawdę może wnieść do firmy wdrożenie zasad zarządzania jakością opartych o międzynarodowe standardy.
Jak się okazuje, każdy kluczowy aspekt normy wiąże się bezpośrednio z finansowymi i organizacyjnymi korzyściami dla firmy. Przykładowo, ze względu na to że norma kładzie większy nacisk na podejście procesowe niezbędne do rozwoju, wdrożenia i poprawy skuteczności funkcjonowania systemu zarządzania jakością, firma może liczyć na faktyczne efekty w postaci lepszej jakości swoich produktów i tym samym większe zadowolenie swoich klientów. Korzyści niesie tu też skuteczniejsze zarządzanie ryzykiem, dzięki któremu firma ma szansę analizować rodzaje ryzyka podejmowanych działań i opracowywać strategię jego eliminacji. Mniejsze ryzyko to mniej szans na problemy, a więc i związane z nimi straty.[2]
Certyfikacja ISO 9001 – rola audytu wewnętrznego ISO 9001
Aby wdrożyć system zarządzania jakością oparty o ISO 9001 i przejść pozytywnie proces jego certyfikacji, firmy powinny być przygotowane na liczne audyty wewnętrzne i audyty wiodące ISO 9001 mające na celu weryfikację zgodności działań firmy z wymaganiami normy.
Pierwszym z nich będzie oczywiście audyt wewnętrzny ISO 9001 z pełną analizą luk, pozwalający przygotować system zarządzania jakością na spełnienie warunków nowej normy. Analiza luk skupia się na identyfikacji wszystkich obszarów i procesów wymagających naprawy, pokazując miejsca w których ISO 9001 mogłoby działać jeszcze lepiej. Audyt wiodący ISO 9001 to z kolei ostatni element całego procesu certyfikacji, w którym uzyskanie pozytywnego wyniku zgodności z ISO 9001 oznacza uzyskanie cennego certyfikatu.
Proces certyfikacji ISO 9001 może wymagać od firmy poświęcenia dużych nakładów czasu i zasobów w celu aktualizacji systemu zarządzania informacji, przeprowadzenia szkoleń z zakresu wytycznych normy i zasadności ich stosowania czy wreszcie faktycznego wdrożenia nowych zasad i ciągłego doskonalenia działań w obrębie zarządzania jakością w firmie.
Każdy, kto do tej pory zdecydował się na certyfikację ISO 9001 może potwierdzić, że jest ona systemem niezwykle przyjaznym dla firm i choć może zmienić wiele w charakterze ich pracy, zmiany te zdecydowanie nie przyniosą gorszych wyników działalności. Ostatecznie to certyfikat ISO 9001 pozwala dziś zdobyć przewagę konkurencyjną i stanowi najlepszy dowód na wyjątkowe podejście do kwestii zarządzania jakością doceniane zarówno przez partnerów biznesowych i kontrahentów, jak i samych konsumentów którzy widząc oficjalną certyfikację i nie znając nawet do końca jej znaczenia są skłonni zaufać firmie, która poczyniła wszelkie kroki by uzyskać potwierdzenie własnego zaangażowania w poprawę jakości.[3]
[1] http://www.iso9001.com/gettingcertified.asp
[2] https://asq.org/quality-resources/iso-9001
[3] https://www.dnvgl.pl/services/certyfikacja-iso-9001-2015-zarzadzania-jakoscia-w-organizacji-72327
