Każdy przedsiębiorca i właściciel firmy chce, by jego działalność funkcjonowała bez zarzutu i opierała się o pewne założenia początkowe. W dobie malejącego bezrobocia, coraz większej konkurencyjności na rynku pracowników i dostępu do coraz to szerszej puli usług trudno dziwić się, że zamiast tradycyjnych form firmy coraz częściej decydują się na zlecanie swoich działań firmom zewnętrznym. Outsourcing, bo tak należy właściwie nazywać przekazywanie opieki nad danym działem zupełnie odrębnej firmie jest dziś popularny w wielu aspektach prowadzenia firm – od strony informatycznej i outsourcingu usług telekomunikacyjnych po prowadzenie działu kadr i płac w małych i średnich firmach. Czy warto postawić na firmę zewnętrzną w przypadku tak ważnych aspektów działalności firmy jak właśnie kadry i płace?
Na czym polega outsourcing kadr i płac?
Dział zajmujący się w firmie obsługą spraw kadrowych oraz płacami dla pracowników jest zdecydowanie jednym z filarów działalności każdej mniejszej i większej firmy. W dużych korporacjach zrzuca się ten obowiązek na dział HR, który poza rekrutacją pracowników i podejmowaniem rozmów z nimi zajmuje się wówczas także ustalaniem wysokości wynagrodzeń. Praca w tym dziale wymaga jednak dobrej znajomości Kodeksu Pracy, aktualnych przepisów podatkowych i płacowych oraz rozległej wiedzy na temat ubezpieczeń. Trudno oczekiwać, by w małej firmie zatrudniające góra jednego, jeśli w ogóle jakiegokolwiek HR-owca znalazła się osoba zdolna opanować w ten sposób kolejne obowiązki – opowiada specjalista od kadr i płac z firmy Podatki Online.
Jednocześnie, zatrudnienie pracownika dedykowanego wyłącznie działowi kadr i płac też może okazać się dla małego przedsiębiorcy niezbyt opłacalne. Kadry i płace to obszar, w którym nie trudno popełnić błąd, dlatego też odpowiedzialność zajmującej się nim osoby jest bardzo duża – znalezienie zaufanego pracownika do jego obsługi to naprawdę trudne zadanie. I właśnie tu do gry wchodzi outsourcing w firmie zewnętrznej.
Samo zlecanie usług firmie zewnętrznej poprzez outsourcing kojarzone jest przede wszystkim z działaniem długoterminowym, usprawniającym działanie firmy i pozwalającym na uzyskanie wysokiego poziomu profesjonalnych usług bez konieczności fizycznego zatrudniania kolejnego pracownika bądź pracowników. W przeciwieństwie do tradycyjnej formy obsługi działu kadr i płac, outsourcing pozwala na korzystanie z wielu doświadczonych specjalistów jednocześnie, odciążając w ten sposób obowiązki pozostałych pracowników firmy. Choć to pozornie nietypowe zachowanie biznesowe, w istocie sprawdza się jako jedna z pewniejszych i rzetelniejszych form obsługi kadr i płac – zewnętrzna firma zajmująca się wyłącznie jednym działem może poświęcić swoim zadaniom pełną uwagę nie zważając na pozostałe zadania firmy i pozwalając tej ostatniej skupić swoją uwagę na kwestiach związanych z jej właściwą działalnością.
Czy warto zlecić obsługę kadr i płac firmie zewnętrznej
Outsourcing zdaje się być docelową formą obsługi kadr i płac zarówno w przypadku dużych, jak i mniejszych firm. W istocie jest on bowiem korzystny z punktu widzenia tych, którzy nie chcą decydować się na zatrudnianie wewnętrznych pracowników do obsługi działu, jak i tych, którzy zwyczajnie tego nie potrzebują. Obsługa kadr i płac przez firmę zewnętrzną pozwala na wykorzystywanie wiedzy i doświadczenia specjalistów z zakresu wspomnianego obszaru działań, bez konieczności fizycznego pozyskiwania ich na wyłączność własnej firmy. To oczywiście duża oszczędność czasu i kosztów, a w rezultacie także zapewnienie ciągłości sprawnego działania firmy.
Outsourcing to usługa, którą można dopasowywać w zależności od potrzeb sytuacji. Małe firmy decydują się zazwyczaj na najniższe pakiety oferujące usługi z zakresu naliczania wynagrodzeń, rozliczania pracowników, obsługi spraw urzędowych czy archiwizowania dokumentacji, a w razie potrzeby poszerzają je o dodatkową obsługę oferowaną przez firmę zewnętrzną. Dzięki temu fizyczna ingerencja firmy w sprawy kadrowe jest minimalna, a obowiązek dopilnowania ciągłości dokumentów i zgodności ich ze stanem faktycznym zostaje przejęty przez firmę zewnętrzną. Firma, która decyduje się na outsourcing kadr i płac zostaje pozbawiona więc jednego ze zdecydowanie najtrudniejszych pod kątem obsługi działów i choć w dalszym ciągu formalnie odpowiada za ciągłość wypłat dla pracowników, w codziennych działaniach może skupić swoją uwagę na własnym rozwoju i głównych priorytetach działalności.
