Przedsiębiorcy, którzy prowadzą duże firmy, często borykają się z konsekwencjami wystawiania faktur w dużej ilości w sposób tradycyjny. Mało miejsca, wysokie koszty utrzymania, ryzyko związane z brakiem bezpieczeństwa to tylko niektóre wady sporządzania tradycyjnych dokumentów księgowych. Z pomocą może przyjść fakturowanie online – co to jest i jak działa?
Co to jest e-faktura?
Faktura elektroniczna to dokument księgowy, który wysyła się klientowi w elektroniczny sposób za pomocą np. poczty mailowej (zapisany w pliku PDF). Od 2013 roku tego typu dokument księgowy ma takie same prawa, jak standardowa faktura. Ogólnie klient powinien wyrazić zgodę na wystawienie dokumentu księgowego, lecz w przypadku e-faktury wystarczy, że nie wniesie sprzeciwu, podczas otrzymania dokumentu.
Jakie korzyści wynikają z fakturowania online?
Ten sposób potwierdzenia transakcji posiada wiele zalet zarówno dla kontrahenta, jak i dla firmy. Poniżej znajduje się kilka z nich:
– bezpieczeństwo – każda informacja zawarta w dokumencie, którą zawarł program do wystawania faktur, jest bezpieczna. Dzięki temu właściciel firmy nie musi obawiać się sytuacji, kiedy osoba niepożądana otrzyma dostęp do faktury, dlatego że to dostawca programu bierze odpowiedzialność za poufność informacji. Oprócz tego przechowywanie danych w systemie elektronicznym jest znacznie bezpieczniejsze, niż archiwizacja na terenie firmy,
– zgodność z przepisami – prowadzenie własnej firmy jest złożonym zadaniem, warto coś przeoczyć, a przepisy prawa podatkowego bardzo szybko się zmieniają. Niestety urzędy nie będą wyrozumiałe, jeśli dopatrzą się nieścisłości w dokumentach, nawet jeśli będzie to wynikać z niewiedzy. Taka sytuacja nie będzie miała miejsca w przypadku programu internetowego, ponieważ wszystkie przepisy aktualizują się same i przedsiębiorca nie ponosi za to odpowiedzialności,
– oszczędność pieniędzy – wystawianie faktur online nie wymaga drukowania papierów i wysyłania ich za pomocą poczty tradycyjnej, jak jest w przypadku standardowych dokumentów księgowych. Dzięki temu firmy mogą w ten sposób oszczędzić dużo pieniędzy. Szacuje się, iż wielkie przedsiębiorstwa są w stanie zmniejszyć koszty na fakturach elektronicznych nawet do kilku tysięcy złotych,
– możliwość wsparcia profesjonalnego zespołu doradców – często w początkowych etapach nie każdy przedsiębiorca wie, jak wystawić fakturę. Jeśli zdecyduje się na program online, to będzie mógł, skorzystać z pomocy profesjonalistów, którzy są dyspozycyjni i wyjaśnią wszelkie nieścisłości. Taka porada może stać się bezcenna podczas potencjalnie źle wystawionego dokumentu księgowego,
– kontrola nad wszystkimi ważnymi elementami prowadzenia księgowości – jeżeli część dokumentów posiadamy w formie elektronicznej, część w klasycznym formacie w siedzibie firmy, a jeszcze inne znajdziemy wyłącznie u kontrahenta, to łatwo się w tym wszystkim pogubić i doprowadzić do błędu. Fakturowanie online niweluje taką możliwość, ponieważ wszystko, co ważne jest w jednym miejscu – komputerze.
Co więcej, jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na komputer przenośny, to poziom kontroli nad księgowością znacznie wzrasta. Poza tym dobre programy przypomną o zbliżającym się terminie płatności w dogodny dla użytkownika sposób (np. sms-em czy mailowo),
– szybka obsługa faktur – zarówno wystawienie dokumentu księgowego, jak i wysyłka, czy pobranie faktury online odbywa się o wiele szybciej, aniżeli w przypadku dokumentów papierowych. Oprócz tego do wszystkich czynności księgowych jest potrzebny jedynie komputer i Internet. Warto mieć na uwadze, że im szybciej kontrahent otrzyma rachunek księgowy, tym prawdopodobieństwo rychłego uregulowania należności znacznie wzrasta,
– możliwość współpracy z podmiotami zagranicznymi – internetowe programy mają możliwość wystawienia faktury w różnych walutach, dokumentów unijnych, które charakteryzują się odwrotnym obciążeniem,
– wygoda księgowych – każdą fakturę należy przechowywać minimum 5 lat. W przypadku wielkich przedsiębiorstw duża ilość dokumentów zajmuje sporo miejsca, co wiąże się z kosztami utrzymania budynku o większej powierzchni. Dodatkowo w trakcie kontroli niektóre faktury należy znaleźć i dostarczyć. Prościej, wygodniej i oszczędniej jest przechowywać je w systemie.
Program do faktur online jest sprzymierzeńcem w prowadzeniu firmy. Pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu, pieniędzy oraz wznieść poziom bezpieczeństwa i obsługi firmy na wyższy poziom. Z tego względu warto zastanowić się nad tym sposobem rozliczania płatności.
