Efektywność pracy to wskaźnik, na który warto zwrócić uwagę nie tylko w kontekście zespołu, ale i pojedynczych osób pracujących w biurze i wykonujących powierzone im zadania w ramach realizowanych projektów. Choć każdy ma pewne wypracowane nawyki, określone podejście do pracy czy własny sposób organizacji zadań, pracy nad efektywnością nie warto zaniedbywać – zastanawiając się jak wykonać swoją pracę lepiej, można poświęcić na nią mniej czasu i energii, jednocześnie realizując wszystkie założone cele. Jakie czynniki wpływają na efektywność pracy w biurze i jak nad nimi pracować?
Najważniejsze czynniki wpływające na efektywność pracy
Efektywność w biurze można sprowadzić do dążenia do sytuacji, w której pracownicy wykorzystują dostępne dla nich narzędzia w taki sposób, by osiągnąć jak najlepsze efekty w zadanym czasie. Nie chodzi o to, by wykonywać swoje zadania możliwie jak najszybciej, ale by osiągać jak najwięcej przy poniesieniu najmniejszych kosztów. Efektywność pracy będzie ściśle powiązana z produktywnością i wydajnością zespołu, mądrym zarządzaniem zasobami i skutecznym rozdzielaniem zadań pomiędzy pracowników. Można wyróżnić kilka czynników, które na efektywność będą wpływały pozytywnie bądź negatywnie i nad którymi warto pracować chcąc zbudować lepiej funkcjonujący, skuteczny zespół.
Ergonomia pracy. Niewygodne, nieprzystosowane do ergonomicznej pracy stanowiska będą negatywnie wpływały na efektywność pracy. Praca biurowa przy komputerach wymaga dostosowania biurka, oświetlenia, ustawienia monitora czy fotela do siedzenia do potrzeb pracownika – siedzenie na niewygodnym stołku czy krześle, przy zbyt niskim lub zbyt wysokim biurku, z głową pochyloną nad laptopem nie sprzyja wygodnej, a przez to efektywnej pracy. Pracownik szybko się męczy, może czuć się rozdrażniony i będzie bardziej podatny na przemęczenie mięśni, bóle głowy czy ospałość. Eliminując szkodliwe czynniki można znacząco poprawić efektywność pracy jednostek i całego zespołu – pracownicy nie będą siedzieli przy stanowiskach przemęczeni fizycznie, przez co znajdą więcej energii do wykonywania swoich zadań skuteczniej.
Zarządzanie zespołem. Na efektywność zespołu wpływa efektywność pojedynczych pracowników, ale i ich lidera kierującego zadaniami, podejmującego kluczowe decyzje i rozwiązującego na bieżąco pojawiające się problemy. Lider może motywować do bardziej efektywnej pracy, ale i nakierowywać pracowników na rozwiązania które poprawią ich skuteczność w zadaniach.
Komunikacja w biurze. Nawet w branżach, w których pracownicy biura pracują nad projektami samodzielnie, a nie zespołowo warto zadbać o dobrą komunikację. Szybki dostęp do bieżących informacji, komunikacja między działami, a nawet prosta umiejętność porozumiewania się ze sobą pracowników w przypadku pojawienia się problemów wpłyną na ostateczną efektywność pracy zespołu. Błędy w komunikacji powodują, że wiele zadań może wymagać powtórzenia lub poprawek, a inne będą wykonywane zbędnie długo lub przez więcej osób, niż to konieczne.
Zarządzanie czasem pracy. Umiejętność produktywnego zarządzania pracą, planowania zadań i wykonywania ich w wyznaczonym czasie poprawi efektywność wykonywanej pracy. Bez kontroli nad planem wykonywania zadań pracownicy mogą szybko poczuć się zagubieni w obowiązkach, przytłoczeni nadmiarem pracy i wytrąceni z równowagi pomiędzy życiem zawodowym i osobistym. Warto, by elementy zarządzania czasem były wprowadzone pracownikom w ramach szkoleń – to dobry sposób na motywowanie ich do pracy, a jednocześnie skuteczne narzędzie na poprawę wydajności całego biura.
Motywacja do rozwoju – szkolenia sposobem na efektywną pracę
Na efektywność pracowników w biurze mogą wpływać dość bezpośrednio szkolenia i kursy organizowane przez pracodawcę w ramach motywacji i rozwoju osobistej ścieżki kariery. Pracownik dostrzegający, że jego pracodawca nie oczekuje od niego ograniczania się do konkretnego zestawu narzędzi i wiedzy, ale chce by pracownik ją poszerzał i pracował nad nowymi umiejętnościami to doskonały motywator do wykonywania pracy lepiej, szybciej i efektywniej. Pracownik chce pracować lepiej, bo wie że nie jest taktowany jak robot do wykonywania mechanicznych, powtarzalnych zadań. Jeśli istnieje taka możliwość, wdrożenie programu szkoleń dla pracowników powinno być jednym z pierwszych narzędzi po jakie sięga pracodawca w ramach budowania kultury efektywnej i rozwojowej pracy swojego zespołu.
